Tin học văn phòng — July 16, 2016 at 3:04 am

Hướng dẫn cách in tài liệu trong Excel

by

Chắc hẳn tính năng Print hay còn gọi là “in tài liệu” trong Excel đã không còn quá xa lạ với chúng ta nhất là các nhân viên văn phòng. Tuy nhiên đối với những người mới tiếp cận đến tính năng này hẳn sẽ rất khó khăn trong việc chỉnh sửa các thông số và thao tác với máy in để có thể in ra được một văn bản hoàn chỉnh và như ý muốn.

Để in được, tất nhiên máy tính của bạn phải kết nối với một chiếc máy in hoạt động bình thường và thực hiện các thao tác sau: Cài đặt trang in: Thao tác này bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in. Cụ thể như sau:

1. Thay đổi tùy chọn thiết lập trang:

Trên thanh ribbon, chọn File > Print > Page Setup như hình dưới:

huong-dan-in-trong-excel-1

Trong hộp thoại Page Setup, ta có thể thấy nhiều tùy chọn tương ứng với mỗi tab. Chọn Page:

huong-dan-in-trong-excel-2

  • Orientation: Thiết lập định hướng trang in, chọn:
  • Portrait: Quay giấy dọc
  • Landscape: Quay giấy ngang
  • Scaling: Thiết lập kích thước trang in  Chọn Adjust to: Nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể nhấp chuột vào nút lên hoặc nút xuống hoặc tự nhập số vào để tăng hoặc giảm kích thước)
  • Chọn Fit to: Thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang (Vừa với bao nhiêu trang văn bản)
  • Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in:
    Paper size: Lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống
    Paper quality: Chọn chất lượng in từ danh sách xổ xuống
    Paper numbering: Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: Nhập số trang bạn muốn

2. Căn lề trang in:

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, dưới, trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh đễ dữ liệu đặt ở giữa trang.

  • Để thay đổi lề trang: Trong Page Setup, chọn tab Margins

huong-dan-in-trong-excel-3

  • Click lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập
    Top: Căn chỉnh lề trên
    Bottom: Căn chỉnh lề dưới
    Left: Căn chỉnh lề trái
    Right: Căn chỉnh lề phải
  • Click vào HeaderFooter để thay đổi lề đầu trang và lề chân trang.
    Header: thay đổi lề đầu trang
    Footer: thay đổi lề chân trang
  • Click OK.

Chú ý tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất.

3. Thiết lập Header/Footer:

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn  tổng quát của một trang in.

Thay đổi tiêu đề trang và chân trang:

  • Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

huong-dan-in-trong-excel-4

  • Click vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách, chỉ việc lựa chọn kiểu đặt header phù hợp:
  • Click Custom Header hoặc Custom Footer: để hiện thị hộp thoại Header (hoặc Footer)
    Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header/footer
    Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header/footer
    Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header/footer
  • Bạn cũng có thể có các tùy chọn sau:tuy-chon-header
    Format Font: Sau khi chọn đoạn cần thay đổi, click vào biểu tượng sẽ xuất hiện hộp thoại Font để thay đổi font, cỡ, kiểu chữ
    Page number: Chèn số vào mỗi trang
    Number of pages: Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo cuỗi các trang từ trang 1 đến 15
    Date: Đưa vào ngày hiện tại
    Time: Đưa vào giờ hiện tại
    File path: Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file)
    File name: Thêm tên vào file workbook
    Tab name: Thêm tên vào tab worksheet
    Insert picture: Chọn vị trí để chèn ảnh
    Format picture: Định dạng chèn ảnh
  • Click OK sau khi kết thúc
  • Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup
  • Click OK để đóng hộp thoại Page Setup

4. Excel Printing – Thiết lập bảng tính:

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận.

Thay đổi các tùy chọn trang tính:

  • Chọn tab Sheet trong hộp thoại Page Setup

huong-dan-in-trong-excel-5

  • Thay đổi các tính năng sau:
    Print Area: Nhập bảng tính muốn in, hoặc click vào biểu tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in
    Rows to repeat at top: Click vào biểu tượng bên phải hộp và kéo dọng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng của trang. Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang tính
    Columns to repeat at left: Click vào biểu tượng phía bên phải hộp và kéo cột bạn muons lặp lại phía bên trái của trang. Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính
    Elements that will print: Tích vào các hộp trong mục Print nếu muốn. Ví dụ Gidlines, Black and White (Đen Trắng), Draft Quality (in thử)< Rơ and Column Headings (để mục hàng và cột)
    Page order: Trong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down. Bạn sẽ thấy được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong một trang in
  • Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này)
    Gridlines: In cả phần lưới của bảng tính Excel
    Black and white: In dữ liệu theo màu đen và trắng
    Draft quality: In với chất lượng thử, không phải chất lượng in thông thường
    Row and column headings: Bảng tính được in bao gồm tiêu đề hàng và cột
  • Phía bên phải hộp thoại , có 3 nút:
    Options: Xem lại việc cài đặt máy in
    Print Preview: Xem lại trang tính trước khi in
    Print: In trang tính

Thay đổi cài đặt in trong Excel:

  • Từ menu File, chọn Print, hoặc bấn phím tắt Ctrl + P
  • Hộp thoại Print hiện thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:

huong-dan-in-trong-excel-1

  • Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng.
  • Trong phần Page Range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in và From và kết thúc vào To.
  • Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ cửa sổ làm việc.
  • Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra.
  • Click Properties để hiện thị hộp thoại Properties.
  • Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in.
  • Click OK để đóng hộp thoại.
  • Click OK tiếp để bắt đầu in worksheet

Chú ý: Trước khi click OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in nha

Đến đây chắc các bạn có thể tự in ra cho mình một tài liệu hoàn chỉnh rồi chứ. Chúc các bạn làm việc tốt!

Nguồn: tinhocmos.edu.vn

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *