Tin học văn phòng — September 28, 2016 at 8:31 am

5 mẹo giúp bạn xử lý cột trong Microsoft Word

by

Bạn sẽ cảm thấy rất mỏi mắt khi phải nhìn một văn bản dài từ trên xuống dưới trong file Word. Cho dù văn bản của bạn có hay đến mấy nhưng lại sơ sài về cách trình bày, liệu người xem còn cảm hứng để đọc hết không. Hãy yên tâm 5 mẹo dưới đây sẽ giúp bố trí văn bản của bạn thành dạng cột giúp người đọc dễ dàng hơn. Hãy cùng thẽo dõi nhé.

Để tạo cột, nhấn vào thẻ Page Layout, chọn số cột từ thanh đổ xuống Columns ở vùng Page Setupvà bắt đầu nhập liệu. Trong Word 2003, nhấn chọn Columns trên thanh công cụ Standard và bạn có thể chọn số cột lên tới bốn hay chọn Columns từ thực đơnFormat.

Để trở lại văn bản một cột mặc định như trước, hãy thực hiện lại các bước trên và chọn một cột. Nếu đã thực hiện các thao tác trên, nhưng văn bản chưa được chia cột, bạn hãy kiểm tra lại chế độ xem của tài liệu. Văn bản chỉ hiển thị dưới dạng cột nếu như bạn xem tài liệu dưới chế độ Print Layout.

Ngoài ra, có thể sử dụng Table tạo số cột tùy ý và một dòng. Sau đó nhập liệu riêng cho từng cột của bảng. Kế tiếp, dùng tính năng Borders And Shading và tại thẻBorder chọn None. Sau khi thao tác xong, bạn vẫn tạo ra văn bản được chia cột bình thường. Đây là cách gợi ý thêm về cách tạo cột trong Word. Tuy nhiên, những mẹo sau đây sẽ không áp dụng trên cách tạo cột dạng này.

1. Thao tác đúng với cột:

Khi chuyển văn bản sang nhiều cột, phải lưu ý rằng những thao tác định dạng sẽ áp dụng cho cột chứ không phải văn bản một cột như trước đây. Văn bản sẽ đi từ trên xuống từ cột bên trái nhất và đến đầu của các cột tiếp theo tương tự như những gì bạn thấy trên các tờ báo giấy. Khi bạn cần hiệu chỉnh văn bản trên trang trong chế đột cột, có thể kết hợp dùng Tab hay Table.

2. Hiển thị ranh giới văn bản giữa các cột:

Tính năng này cho phép hình dung văn bản của mình sẽ nằm trong giới hạn nào để có thể thao tác khi chỉnh sửa.

Muốn bật tính năng này, hãy làm theo các bước sau:

  • Nhấn vào File, chọn Options (dưới Help). Trong Office 2007, nhấn vào nútOffice và sau đó nhấn Word Options.
  • Chọn Advanced từ danh sách bên trái.
  • Trong nhóm Show Document Content, đánh dấu chọn vào Show Text Boundaries.
  • Nhấn OK.
  • Đối với Word 2003, chọn Options từ thực đơn Tools, chọn thẻ View, đánh dấu chọn Text Boundaries ở nhóm Print and Web Layout options.

microsoft-word-1

3. Chỉnh độ rộng cột bằng nhau:

Để tạo ra các cột có chiều rộng bằng nhau, hãy đánh dấu vào hộp chọn Equal Column Width trong hộp thoại Columns. Khi kích hoạt tùy chọn này, Word sẽ tự động lấy độ rộng từ cột thứ hai trở đi tương tự như cột thứ nhất. Trường hợp ngược lại, nếu bạn không kích hoạt thì có thể thiết lập độ rộng riêng cho từng cột cùng với các tùy chỉnh khác theo ý của riêng mình. Bạn có thể nhấn Ctrl + Z để hủy thao tác.

microsoft-word-2

4. Chèn tiêu đề văn bản sau khi định dạng cột:

Nếu chèn tiêu đề văn bản trước khi tạo cột thì rất đơn giản. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề và định dạng nó như thông thường. Sau đó, tiến hành tạo cột và bắt đầu nhập văn bản. Mặt khác, nếu nhập tiêu đề sau khi tạo cột, sẽ gặp khó khăn vì trong một số trường hợp tiêu đề sẽ nằm trên một cột nào đó chứ không tách riêng với văn bản dạng cột nữa.

Nếu gặp tình trạng trên thì có thể áp dụng các bước sau:

  • Đặt con nháy ngay tại đầu của cột thứ nhất, nơi bạn muốn tiêu đề xuất hiện.
  • Nhập nội dung tiêu đề.
  • Nhấn Enter để đẩy văn bản ở cột thứ nhất xuống dòng tiếp theo, để lại tiêu đề nằm riêng trên một dòng.
  • Chọn tiêu đề.
  • Nhấn vào thẻ Page Layout và chọn thanh đổ xuống Columns trong nhóm Page Setup, sau đó chọn One. Trong Word 2003, chọn công cụ Columns trên thanh công cụ Standard và cũng chọn một cột.
  • Với tiêu đề được chọn, chọn canh giữa (Center) trong nhóm Paragraph tại thẻHome. Đối với Word 2003, bạn cũng chọn canh giữa từ thanh công cụFormatting.

microsoft-word-3

5. Thêm một ngắt cột:

Khi cần thiết, có thể tạo ra một ngắt cột bằng cách nhấn Ctrl + Shift + Enter. Khi thực hiện thao tác này, con nháy văn bản sẽ di chuyển sang đỉnh trên cùng của cột tiếp theo, phần còn lại của cột hiện tại sẽ bị trống. Nếu bạn chèn một ngắt cột ngay tại cột cuối cùng của một trang, thì thao tác này sẽ hoạt động tương tự như ngắt trang. Nếu không muốn ngắt trang, bạn chỉ còn cách là phải xóa ngắt cột đi.

microsoft-word-4

Để chèn một ngắt cột, bạn cũng có thể vào thẻ Page Layout và chọn Column từ thanh đổ xuống Breaks trong nhóm Page Setup. Trong Word 2003, chọn Breaks từ thực đơn Insert, sau đó chọn Column break. Ngắt cột tương tự như ngắt trang do chúng cũng kế thừa định dạng của đoạn văn bản trước dấu ngắt cột.

Trên đây là 5 mẹo xử lý văn bản thành dạng cột giúp cho người xem đọc dễ dàng hơn mà chúng tôi đã chia sẻ với các bạn. Hy vọng bài viết này sẽ thật hữu ích dành cho các bạn.

Nguồn: quantrimang

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *