Tin học văn phòng — July 9, 2016 at 2:35 am

3 nguyên nhân làm các file quá nặng

by

Rất nhiều trường hợp một file workbook của Excel nào đó quá nặng đến nỗi chúng ta không thể chịu đựng nổi. Đây là ba nguyên nhân phổ biến và những gì bạn có thể thực hiện để khắc phục các chúng. Dưới đây là 3 nguyên nhân làm các file quá nặng

1. Quá nhiều tính toán

Trong các workbook phức tạp, việc thay đổi một số có thể ảnh hưởng đến hàng trăm tính toán có liên quan và Excel sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý công việc này.

Giải pháp ở đây là tắt các tính toán tự động thông qua hộp thoại Options. Kích tabFile, sau đó chọn Options trong panel bên trái. Trong Excel 2007, kích nút Office sau đó kích nút Excel Options ở phía dưới menu sổ xuống.

Khi ở trong hộp thoại Options, chọn Formulas trong phần panel bên trái. Đối với phần Workbook Calculations, chọn Manual.

Chỉ cần nhớ rằng sau khi chọn tùy chọn này, các số tính toán từ công thức sẽ chưa cho kết quả đúng cho tới khi bạn lưu file hoặc nhấn F9.

2. Quá nhiều định dạng

Một spreadsheet đơn giản sẽ không đẹp mắt, tuy nhiên cũng chỉ nên sử dụng ít việc định dạng cần thiết để làm đẹp nó.

excel5

Nếu một spreadsheet quá chậm, bạn có thể thử xóa bỏ việc định dạng

Để phát hiện ra liệu việc định dạng có làm chậm file hay không, bạn hãy copy nó và mở bản copy trong Excel. Chọn toàn bộ worksheet bằng cách nhấn Ctrl-A. Nếu workbook có nhiều worksheet, hãy nhấn phím Shift trong khi kích tab cuối cùng ở phía dưới cửa sổ để chọn tất cả các worksheet. Sau đó, trong phần Editing của ribbon Home, kích mũi tên sổ xuống có biểu tượng xóa (trông giống như hình chiếc tẩy) và chọn Clear Formats. Lưu file.

Nếu file mới này nhanh hơn đáng kể file cũ thì việc gỡ bỏ định dạng là việc cần làm đối với file gốc.

3. File quá lớn so với những gì cần thiết

Rõ ràng một file lớn bao giờ cũng tỏ ra chập chạm. Mặc dù vậy chúng ta có thể giảm thiểu một số file lớn để chúng có kích thước nhẹ hơn, làm việc nhanh hơn.

Để phát hiện xem liệu file của bạn có gặp phải vấn đề này không, hãy nhấn Ctrl + End, thao tác này sẽ đưa bạn đến ô cuối cùng trong worksheet. Ở đây bạn có thể thấy nó nằm bên dưới và bên phải các ô khác, tuy nhiên Excel chỉ lưu chúng cho tới khi bạn đặt thứ gì vào đó.

Nếu ô mà bạn vừa tìm ở cách xa bên dưới dòng cuối cùng hoặc cách xa bên phải cột cuối cùng cũng có chứa nội dung thì file của bạn đang chứa các overhead không cần thiết.

Giải pháp cho tình huống này là copy các cell được sử dụng thực sự (có nội dung) vào một worksheet mới trong cùng workbook, sau đó xóa worksheet cũ đi.

Bài trên nói về 3 nguyên nhân làm các file quá nặng, hy vọng bài viết cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích đến với bạn. Chúc bạn thành công!

Theo Techrepublic

Xem thêm: Cách mở nhiều Workbook một cách hiệu quả

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *